Tài khoản G Suite là gì? Hướng dẫn đăng ký tài khoản G Suite

G Suite là bộ công cụ của Google sở hữu đa dạng tính năng hữu ích được xây dựng dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Để biết thêm về Tài khoản G Suite là gì? Tính năng ra sao? Đăng ký như nào? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết dưới đây nhé!

Xem thêm: TOP 6+ phần mềm thiết kế nhà được kiến trúc sư ưa chuộng

Tài khoản G Suite là gì?

G Suite được gọi với cái tên là Google Apps for Your Domain và Google Apps for Work được phát triển bởi Google với nhiều ứng dụng hữu ích như Drive, Gmail, Sheet, Docs, Calendar… giúp quản trị công việc một cách hiệu quả từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Khi đăng ký tài khoản G Suite, bạn sẽ sở hữu ngay một địa chỉ email gắn liền tên miền và đây cũng chính là tài khoản G Suite của bạn.

Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký tài khoản Google G Suite

Bước 1: Chúng ta cần vào trang đăng ký email doanh nghiệp của Google Tại đây.

Bước 2: Thực hiện nhập thông tin doanh nghiệp tiếp đến ấn chọn Next.

Bước 3: Điền những thông tin như: Họ, tên, địa chỉ email sau đó tích chọn ô “Có, tôi có miền có thể sử dụng” còn trường hợp chưa có tên miền có thể mua rồi đăng ký.

Bước 4: Điền tên miền của bạn.

Bước 5: Tiến hành tạo tên người dùng (địa chỉ email đầu tiên của bạn) và mật khẩu là chính mật khẩu của email theo tên miền riêng đó.

Bước 6: Thực hiện thiết lập tài khoản.

Bước 7: Thao tác trỏ MX từ domain về G Suite. Tiếp đến trỏ MX rồi ấn next để chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 8: Lần lượt thêm những người trong công ty của bạn để bạn quản lý. Với bản dùng thử này cho phép bạn dùng trong vòng 14 ngày và được 10 người dùng.

Bước 9: Ấn vào tiếp theo Google sẽ cung cấp về máy bạn 1 tệp html và bạn cần tải xuống rồi sau đó upload vào thư mục gốc website.

Bước 10: Thêm mục bảng ghi vào Domain.

Bước 11: Xác minh tên miền tiếp theo đó tiến hành thiết lập email. Chờ đợi trong giây lát sau đó ấn tiếp theo để hoàn tất.

Tài khoản G Suite mang đến những lợi ích gì?

Đầu tiên xét ở khía cạnh người dùng thì G Suite đem đến lợi ích:

• Bộ nhớ lưu trữ dung lượng lớn lên đến 30G hoặc có những gói không giới hạn.
• Tính tức thời có thể truy cập kho dữ liệu mọi nơi – mọi lúc.
• Sử dụng video call hay chat để liên lạc khách hàng một cách dễ dàng.
• Với bộ Office người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu trực tuyến rất tiện dụng.
• Sở hữu ứng dụng gửi email cực thông minh với bộ lọc chống spam hiệu quả.
• Bảo vệ dữ liệu tốt.

Còn riêng đối với những kỹ sư công nghệ:

• Tiết kiệm được khoản phí khá lớn cho việc cài đặt, bảo trì, lắp đặt,…
• Tích hợp dễ dàng các ứng dụng nhờ có nền tảng điện toán đám mây.
• Đặc biệt không cần chịu phí bản quyền.

Đối với doanh nghiệp tài khoản G Suite mang đến những lợi ích kể đến như:

• Giảm bớt được các khoản phí lưu trữ tài liệu.
• Phát triển cũng như xây dựng cộng đồng làm việc năng động hiệu quả cho nhân viên.
• Cung cấp giải pháp linh hoạt.

Tính năng nổi trội của G Suite

G Suite có rất đa dạng tính năng và dưới đây là một số tính năng nổi trội:

Google Drive

Đây là một trong những công cụ giúp người dùng lưu trữ không giới hạn các dữ liệu (hình ảnh, video, văn bản,…) được xây dựng trên nền tảng đám mây. Là nơi bạn có thể dễ dàng sao lưu, đồng bộ mọi tập tin từ điện thoại hay máy tính của mình sang Google Drive và chia sẻ nhanh chóng kể cả file dung lượng lớn.

Google Docs, Slides, Sheet, Forms

Mọi dữ liệu của Sheet, Google Docs, Slides, Forms đều được lưu trữ tự động trên Google Drive. Nhờ bộ công cụ này mà người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác chia sẻ trực tuyến, xem, chỉnh sửa, bình luận trên các văn bản, slides, bảng tính,…ở bất cứ đâu, đặc biệt cho phép doanh nghiệp tạo ra được một mạng nội bộ dễ dàng thuận tiện cho việc trao đổi nhóm từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Google Hangouts

Khi nhắc đến tài khoản G Suite thì không thể nào bỏ qua công cụ này bởi nó chính là công cụ trao đổi cực kỳ hiệu quả, nhanh chóng giữa các nhân viên – những người đang sử dụng Gmail thông qua các hình thức như: chat, video, tin nhắn thoại. G Suite hỗ trợ lên đến 15 người đồng thời tham gia thảo luận.

Google Site

Google Site nơi lưu trữ truy cập các thông tin hữu ích nội bộ doanh nghiệp dễ dàng hơn.

Hỗ trợ đa dạng định dạng kể đến như: xls, doc, ppt, csv, pdf, txt, …

Google Keep

Đây là tính năng ghi chú được Google cho ra đời vào ngày 20 tháng 3 năm 2013 giúp người dùng có thể ghi chú bao gồm: hình ảnh, văn bản, danh sách cả âm thanh.

Google Vault

Google Vault một ứng dụng cho phép người dùng tìm kiếm, trích xuất dữ liệu tạo nên Electronic Discovery.

Google Calendar

Một doanh nghiệp với rất nhiều lịch trình, cuộc họp thì việc có một hệ thống tạo cuộc họp và nhắc nhở như Google Calendar quả là một công cụ rất cần thiết. Không những tạo mà người dùng Calendar còn có thể kiểm tra lịch trống, chia sẻ tài nguyên, kiểm tra phòng họp,..

G  Suite mất phí bao nhiêu?

Giá tài khoản G Suite tuỳ thuộc vào lượng người dùng trong công ty và hiện nay G Suite có 3 phiên bản dành cho doanh nghiệp.

Gói Basic

Bao gồm hầu hết những ứng dụng năng suất của Google trừ App Maker, Cloud Search và Vault.

Basic này có dung lượng lưu trữ 30GB và có khả năng chia sẻ trên Gmail và Drive cho mỗi người.

Gói Basic 1tr885/người dùng/năm. ( 20 users đầu tiên với khách đăng ký mới 1.190.000đ/user/năm)

Gói Business

Gói này có dung lượng lưu trữ không giới hạn cho toàn bộ người dùng và gồm cả các tính năng Cloud Search và Vault và phát triển ứng dụng.

Gói Business là (3tr770)/người dùng/năm.( Với 20 users đầu tiên là khách đăng ký mới chỉ mất 3.016.000đ/user/năm)

Gói Enterprise

Ngoài những tính năng gói Business thì ở gói này còn có thêm tính năng quyền kiểm soát cho admin cùng khả năng bảo mật cao, eDiscovery và ngăn chặn mất dữ liệu.

Gói Enterprise có chi phí cho một năm (7tr854)/người dùng.

Phiên bản của G Suite Education

Có toàn bộ tính năng giống gói Basic nhưng có thêm dung lượng Drive, Site, Gmail cộng thêm khả năng truy cập miễn phí vào Google Vault.

Dùng miễn phí.

Gói tài khoản G Suite Enterprise for Education

G Suite Enterprise for Education là gói bao gồm những quyền phân tích, kiểm soát, tìm kiếm nâng cao, cùng các công cụ giao tiếp cấp doanh nghiệp.

Chi phí cho gói này là đối với cán bộ công nhân viên, giảng viên, sinh viên có giá $4 (92.000VND)/người dùng/tháng.

Ưu, nhược điểm của tài khoản G Suite là gì?

G Suite có những ưu điểm nổi bật có thể kể đến như:

• Sở hữu đa dạng tiện ích cao cấp như dung lượng lưu trữ lên tới 30GB.
• Giao diện đơn giản, vô cùng thân thiện và dễ dàng sử dụng.
• Người dùng có thể dễ dàng truy cập dù có đang ở đâu vì tài liệu được lưu trữ trên cloud.
• Chat, gọi video call, chia sẻ tài liệu, lưu trữ, chia sẻ tài liệu, thiết lập lịch họp dễ dàng từ đó tăng được hiệu suất làm việc.

Nhược điểm của tài khoản G Suite là gì?

• Giá phí sẽ tăng nếu doanh nghiệp có nhiều user vì vậy nên khi doanh nghiệp lớn dùng tài khoản G Suite sẽ tốn khoản tiền không hề nhỏ.
• Server máy chủ không đặt ở Việt Nam nên khi có vấn đề kỹ thuật xảy ra thì dữ liệu bạn lưu có khả năng mất.

Điểm khác biệt giữa G Suite và Microsoft 365

Chi phí

Chi phí G Suite:

• Đối với Basic phí sẽ là $5/người dùng/tháng sở hữu 30GB bộ nhớ đám mây.
• Đối với gói Business D phí $10/người dùng/tháng sở hữu bộ nhớ đám mây không bị giới hạn.
• Còn riêng gói Enterprise phí sẽ là $29/người dùng/tháng sở hữu dung lượng không bị giới hạn.

Lưu ý: Gói Enterprise và Business nếu doanh nghiệp có hơn 5 user thì bộ nhớ lưu trữ sẽ là không bị giới hạn. Ngược lại mỗi user cũng chỉ nhận được 1T.

Chi phí Microsoft 365

• Business Essentials có giá $5/người dùng/tháng
• Business có giá $8,25/người dùng/tháng
• Business Premium có giá $12,50/người dùng/tháng
• Enterprise E1 có giá $8/người dùng/tháng
• Enterprise ProPlus có giá $12/người dùng/tháng
• Enterprise E3 có giá $20/người dùng/tháng
• Enterprise E5 có giá $35/người dùng/tháng

Toàn bộ các gói đều có dung lượng lưu trữ email lên tới 50GB và đám mây 1TB.

Xét về mặt chi phí thì rõ ràng tài khoản G Suite vượt trội hẳn so với Microsoft 365.

Kho ứng dụng

G Suite của Google sẽ bao gồm ứng dụng: Gmail, Google Docs, Google Drive,  Slides, Sheets, Keep, Calendar, Hangouts…Còn với của Microsoft 365 kể đến ứng dụng như:  Outlook, Word, OneDrive, Excel, Onenote, PowerPoint, Skype…

Email theo tên miền doanh nghiệp

Microsoft 365 và G Suite đều hỗ trợ người dùng tạo email theo tên miền riêng của doanh nghiệp.

Khả năng làm việc nhóm

Xét về khía cạnh này thì quả nhiên G Suite sẽ nhỉnh hơn so với Microsoft.

G Suite: cho phép nhiều người dùng cùng lúc làm việc trên một file, đặc biệt có thể để lại ghi chú hoặc nhận xét, đưa ra gợi ý trên các tài liệu đồng thời có thể thay đổi cũng như khôi phục phiên bản cũ. Hơn thế nữa, nó còn có các tính năng như: Google Keep và Google Calendar giúp người dùng dễ dàng tạo các tác vụ, sự kiện, danh sách để chia sẻ theo nhóm, gọi điện HangOut miễn phí.

Đối với Microsoft 365 sẽ sử dụng Skype để trao đổi các văn bản và hội họp video nhưng chỉ miễn phí khi Skype-to-Skype còn cuộc gọi từ Skype đến điện thoại sẽ mất phí và phải cần mua số Skype để thực hiện cuộc gọi quốc tế, trong nước.

Điểm khác biệt giữa ứng dụng G Suite và Microsoft 365

G Suite có các ứng dụng đi kèm không thể bỏ lỡ đó chính là: Gmail, Sheets, Google Docs, Google Calendar, Slides, Hangouts, Keep, Photos. Một vài ứng dụng có thể hoạt động ngoại tuyến. Do tính chất các ứng dụng của G Suite chỉ dành cho web và cloud nên tài khoản G Suite sẽ thích hợp hơn với tổ chức, nhóm muốn làm việc từ xa.

Microsoft 365 bao gồm các phần mềm như Excel, Word, Outlook, Powerpoint và OneNote đầy đủ tính năng văn phòng.

Xét  góc độ các ứng dụng này thì rõ ràng Microsoft 365 có lợi thế vượt trội do tính chất công việc văn phòng đã sử dụng quen với phần mềm office.

Tính năng chia sẻ và lưu trữ File trên đám mây

G Suite cung cấp cho người dùng 30GB dung lượng lưu trữ đám mây cho gói Basic, không giới hạn cho gói enterprise và business. Với Google Drive người dùng có thể tải tài liệu xuống mọi thiết bị đồng thời thực hiện chia sẻ một cách dễ dàng với bất kỳ ai và bạn chỉ định quyền xem, chỉnh sửa file khi chia sẻ.

Toàn bộ gói của Microsoft 365 sẽ có 1TB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi user.

Cũng giống G Suite Microsoft 365 cho phép lưu trữ và chia sẻ file trên đám mây vô cùng dễ dàng.

So sánh Gmail miễn phí với tính năng của G Suite

Dung lượng để lưu trữ

Nếu gmail chỉ có 15GB miễn phí thì G Suite có tới 30GB cho mỗi user và đặc biệt khi nâng cấp lên các gói cao hơn người dùng sẽ sở hữu dung lượng lưu trữ trên điện toán đám mây là không giới hạn.

Tệp đính kèm

Có thể khi dùng Gmail bạn đính kèm video đôi khi cần tới 2 đến 3 bước mới thực hiện được còn riêng tài khoản G Suite nhận file lên đến 50MB và có thể dễ dàng đính kèm bất cứ loại tệp tài liệu nào.

Spam và quảng cáo

Khi dùng Gmail miễn phí thì việc bị Spam, quảng cáo là chuyện thường thấy, thậm chí những thông báo quan trọng bị rơi vào Spam thì G Suite cung cấp cho người dùng trải nghiệm hoàn toàn khác không còn có quảng cáo giúp bạn tập trung hoàn toàn vào email của mình.

Cộng tác nhóm

Một tính năng vô cùng xịn sò mà tài khoản G Suite mang lại ví dụ dễ hiểu:

Khi bạn muốn lập email đại diện cho phòng ban hay nhóm marketing@mina.vn sau đó bạn có thể gắn toàn bộ email của thành viên thuộc nhóm vào. Khi bạn gửi 1 mail vào nhóm thì toàn bộ thành viên của nhóm đều nhận được. Thật tiện lợi đúng không nào!

Xét duyệt email

Đây là một tính năng giúp quản trị viên có thể thực hiện xét duyệt mail trước khi được gửi đi để tránh tình trạng sai sót không đáng có.

Bản sao email

Thực tế với bản Gmail miễn phí thì khi bạn thao tác xoá nội dung email thì không thể thực hiện khôi phục. Còn đối với G Suite admin có thể thiết lập những bản sao cho các email bị xóa bỏ. Mọi vấn đề liên quan đến việc dùng trái phép tài nguyên doanh nghiệp đều sẽ có những bằng chứng rõ ràng.

Lịch sử gửi mail và nhận email

Một tính năng mà doanh nghiệp rất cần khi quá trình gửi mail, nhận mail đều được ghi lại ngày, giờ, người nhận, người gửi, thiết bị nào,… giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dữ liệu cũng như trích xuất bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

Email tên miền doanh nghiệp

Đối với Gmail miễn phí thì bạn chỉ được gắn đuôi @gmail.com và không có bất kỳ tùy chọn nào khác và dĩ nhiên đứng góc độ doanh nghiệp đuôi gmail thực sự không chuyên nghiệp.  Nhưng với tài khoản G Suite, khi tạo email gắn với tên miền doanh nghiệp.

Qua bài viết trên, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ tài khoản G Suite là gì? Cách đăng ký tài khoản G Suite cùng những tính năng nổi bật ra sao. Nếu bạn đang là những nhà quản lý thì hãy cập nhật ngay G Suite để nâng cao hiệu quả công việc nhé.