Google Docs là gì? Hướng dẫn cách sử dụng Google Docs

Google Docs là công cụ cho phép người dùng soạn thảo văn bản trên internet, đồng thời nhiều người có thể thực hiện chỉnh sửa cùng lúc trên một file. Để hiểu rõ hơn Google Docs là gì cũng như cách sử dụng Google Docs mời các bạn cùng tham khảo những thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây của chúng tôi!

Google Docs là gì?

Đây là công cụ xử lý văn bản online của Google. Nó cho phép người dùng thực hiện soạn thảo, chỉnh sửa cũng như trình chiếu văn bản trên Internet. Với nhiều tính năng tương tự như Microsoft Word, Google Docs phù hợp với mọi đối tượng người dùng. Tuy nhiên, để sử dụng Google Docs, bạn cần có tài khoản Gmail hoặc Google để đăng nhập.

Cách thức hoạt động của Google Docs

Để sử dụng được công cụ này, yêu cầu người dùng cần phải có máy tính hoặc điện thoại kết nối với mạng và đăng nhập tài khoản Google. Google Dóc hoạt động vừa vào tài khoản đăng nhập Google của người dùng liên kết với máy chủ. Các nội dung khi soạn thảo trên công cụ này đều được tự động lưu lại.

Mỗi tài khoản chỉ được cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Khi sử dụng hết, bạn cần phải mua thêm dung lượng mới. 

Các tính năng cơ bản trên Google Docs

Bổ sung và cập nhật mục lục

Để sử dụng tính năng này, người dùng phải tạo sẵn bảng mục lục ở Google Docs với các headings chính trong văn bản. Ở mục Normal text bạn sẽ thấy hiển thị nhiều tùy chọn ở dưới. Các bạn chỉ cần bấm vào tính năng mà mình muốn chọn.

Cung cấp đầy đủ công cụ soạn thảo

Ở phần trên cùng của giao diện, Google Docs cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ chỉnh sửa. Mỗi tab sẽ có các lựa chọn khác nhau. Đặc biệt, tính năng soạn thảo văn bản bằng giọng nói hỗ trợ người dùng nhập tài liệu dựa vào nội dung được thu âm trực tiếp.

Tích hợp nhiều tiện ích

Để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho người dùng, Google Docs còn cung cấp nhiều tiện ích khác. Trong đó phải kể đến Add-ons. Khi lựa chọn ứng dụng này, hệ thống sẽ hiển thị nhiều tiện ích để người dùng có thể lựa chọn.

Chế độ làm việc ngoại tuyến

Chế độ này cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa và lưu tài liệu ngay cả khi không có kết nối mạng. Để thực hiện, bạn chọn biểu tượng 3 dấu gạch ngang rồi bấm chọn Cài đặt, lúc này một loạt lựa chọn sẽ hiển thị, bạn hãy bấm vào chế độ ngoại tuyến nhé.

Hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi cùng nhiều người

Tính năng này cho phép bạn chia sẻ tài liệu với nhiều người dùng lúc. Sau mỗi lần chỉnh sửa, nội dung sẽ được lưu lại ở phần lịch sử để bạn có thể tiện theo dõi và tìm kiếm.

Ưu – nhược điểm của Google Docs

Ưu điểm

• Công cụ miễn phí.
• Ngoài tính năng soạn thảo văn bản, nó còn cho phép người dùng sử dụng nhiều chức năng khác như: nhận xét, chỉnh sửa tài liệu, trình chiếu slide, nhập dữ liệu bằng giọng nói,…..
• Tạo tài liệu online và chia sẻ cho nhiều người cùng lúc.

Nhược điểm

• Khi tải văn bản từ Google Docs về máy trong một số trường hợp sẽ gặp lỗi định dạng.
• Một số trường hợp khi chèn ảnh vào văn bản các bạn không thể chỉnh sửa được tài liệu.

Cách sử dụng Google Docs

Cách mở Google Docs

Bước 1: Truy cập vào Google drive

Bước 2: Ở góc bên phải màn hình, bạn bấm vào biểu tượng chấm nằm cạnh avatar, sau đó bấm Tài liệu (Google Docs).

Cách tạo một tài liệu mới

Bước 1: Truy cập vào Google Drive sau đó chọn Mới. 

Bước 2: Chọn Google tài liệu.

Bước 3: Khi giao diện tài liệu hiển thị, ở góc trái màn hình bạn nhập tiêu đề và thực hiện soạn thảo tài liệu như thông thường.

Cách thêm tài liệu trong máy tính vào Google Docs

Bước 1: Vào Google Drive rồi chọn mục Drive của tôi.

Bước 2: Tại giao diện này, bạn chọn Tải tệp lên sau đó chọn tệp mà mình muốn tải rồi nhấn Open.

Cách tải tài liệu trên Google Docs về máy tính

Trước tiên, bạn mở tài liệu mà mình muốn tải về. Sau đó ở góc trái màn hình chọn Tệp rồi bấm Tải xuống. Sau đó, lựa chọn định dạng bạn muốn tải.

Lưu ý khi sử dụng Google Docs

• Hãy bật tính năng cho phép chỉnh sửa khi ngắt kết nối mạng, điều này giúp bạn tránh tình trạng mất dữ liệu khi đang soạn thảo.
• Trước khi tải tệp xuống hãy kiểm tra thật kỹ bởi văn bản trên Google Docs sau khi tải về có thể gặp lỗi định dạng và trình bày.
• Nên cài đặt quyền chỉnh sửa văn bản.

Hy vọng những thông tin trong bài viết của chúng tôi đã giúp các bạn giải đáp được thắc mắc Google Docs là gì cũng như cách sử dụng Google Docs chi tiết nhất. Nếu còn bất cứ vấn đề nào thắc mắc, hãy để lại comment để được chúng tôi hỗ trợ.