Cách sắp xếp tên theo abc trong Excel 2010 chi tiết

Nguyên tắc chung khi chúng ta sử dụng các phần mềm ứng dụng như Excel trong quá trình tạo bảng biểu, dữ liệu đó là cần phải sắp xếp nội dung theo một trật tự nhất định. Điều này không chỉ giúp bạn thể hiện phong thái làm việc chuyên nghiệp mà cũng tiện cho người đọc theo dõi, tra cứu. Hôm nay, Seoviet sẽ hướng dẫn cho bạn một số kinh nghiệm về cách sắp xếp tên theo abc trong Excel 2010. Hi vọng, đó sẽ là những thông tin hữu ích giúp bạn có được phương pháp làm việc một cách hiệu quả hơn.

Hướng dẫn cách sắp xếp tên theo tứ tự ABC trong Excel

Không phủ nhận rằng Excel là một trong những ứng dụng đang được chúng ta sử dụng nhiều nhất hiện nay. Nếu Word được xem là lựa chọn tối ưu cho hoạt động soạn thảo văn bản thì Excel chính là phương tiện hữu hiệu nhất với các công việc đòi lập bảng kê số liệu, bảng biểu hay tính toán.

Trong quá trình sử dụng, ngoài việc phải nắm vững các thao tác, thuật toán,… áp dụng cho Excel thì người dùng còn phải tuân thủ theo một số yêu cầu để đảm bảo sự chỉn chu, chuyên nghiệp nhất định. Điển hình như quy tắc sắp xếp họ tên cho nội dung dữ liệu mà chúng ta nhập vào.

Thực tế thì có nhiều hơn 1 cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong excel 2010 và bạn hoàn toàn có thể tìm thấy rất nhiều chia sẻ liên quan đến vấn đề này trên các kênh diễn đàn, kênh thông tin online. Mỗi phương pháp thực hiện có thể phù hợp với những tình huống cụ thể. Điều quan trọng là chúng ta cần đánh giá để chọn ra cách làm tối ưu nhất cho mình nhé.

Tham khảo hướng dẫn chi tiết hơn tại link video: https://www.youtube.com/watch?v=XFcTBXYAuwY 

Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel 2010

Tùy vào yêu cầu cụ thể về việc bạn muốn sắp xếp thông tin gì mà chúng ta có thể tham khảo 1 trong 2 cách làm sau nhé:

Sử dụng Sort để sắp xếp tên theo thứ tự

Đây là phương pháp phù hợp cho những ai đang cần sắp xếp tên theo thứ tự khi lập danh sách nhân viên, sản phẩm,… trong Excel.

Cách làm cụ thể như sau:

Bước 1: Chọn vùng cần sắp xếp tên

Bước 2: Click chọn Sort trên thanh công cụ. Tại giao diện cửa sổ mở ra, nếu bạn chọn cả tiêu đề hàng/cột thì hãy tick vào “My data has headers”.

Bước 3: Chọn cột sắp xếp, chọn loại sắp xếp và kiểu sắp xếp. Nếu muốn sắp xếp tên theo thứ tự abc thì ta chọn Cell Values và A to Z, chọn OK.

Kết quả sau khi sắp xếp như sau:

Sắp xếp tên theo Sort

Cách làm trên là áp dụng khi bạn muốn sắp xếp cả HỌ và TÊN theo thứ tự. Trong trường hợp bạn chỉ cần sắp xếp tên theo danh sách, bạn có thể làm như sau:

Đầu tiên, tách tên, họ và tên đệm trong Excel.

Kế đó, tiến hành tách tên bằng chức năng Sort trên thanh công cụ. Tuy nhiên, thay vì sử dụng cột Họ và Tên thì chúng ta chỉ sử dụng cột Tên. Nhấn OK sau khi chọn cách sắp xếp, vậy là xong.

Kết quả nhận được:

Một số cách sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái trong Excel khác

Ngoài 2 phương pháp trên, chúng ta còn có thể tham khảo thêm một số cách sắp xếp tên theo abc trong Excel 2010 khác như sau:

Chia riêng cột Họ, Tên

Để sắp xếp bảng tính Excel trong trường hợp cột Họ, Tên tách riêng, chúng ta làm theo các bước sau:

+ Chọn cột Tên bằng cách click chuột bôi đen, vào Tab Date chọn Sort AZ.

+ Khi cửa sổ giao diện Sort xuất hiện, tại phần Column chọn Tên. Tại phần Order chọn A to Z rồi nhấn OK để thực hiện.

+ Sau khi chọn chế độ sắp xếp, thông tin ngoài bảng cột Họ và cột Tên sẽ được sắp xếp lại theo đúng thứ tự bảng chữ cái ABC. Nhưng cần lưu ý cột STT đang có sự đảo lộn do sắp xếp lại dữ liệu.

+ Để chỉnh lại cột STT, chúng ta điền vào ô đầu tiên là số 1 rồi di chuột đến cạnh ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng. Khi thấy hiển thị dấu cộng, nhấn giữ chuột rồi kéo thẳng xuống những ô còn lại.

+ Click vào biểu tượng dấu cộng bên dưới, chọn Fill Series để cột STT được sắp xếp lại theo đúng thứ tự.

Cột Họ và cột Tên chung

So với trường hợp trên thì sắp xếp lại theo thứ tự ABC khi họ và tên ở chung một cột có phần phức tạp hơn một chút. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể thực hiện thành công ngay lần đầu tiên khi làm theo các bước sau:

+ Thêm một cột Họ và Tên nữa bằng cách nhấn chọn vào cột kế bên rồi nhấn Insert.

+ Khi đó, sẽ xuất hiện thêm 1 cột trống mới. Đổi tên cột đó thành cột Tên rồi sao chép toàn bộ nội dung từ cột Họ và Tên sang.

+ Chọn cột Tên bằng cách bôi đen rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở giao diện Find and Replace. Tại phần Find what nhập * dấu cách và chọn Replace All. Sau đó nhấn Close để đóng giao diện lại. Nhấn OK tại bảng thông báo hiện ra ta sẽ được bảng biểu có thêm cột Tên như bên dưới:

+ Bôi đen cột Tên, nhấn chọn Sort AZ trên tab Data để sắp xếp lại. Tại phần Sort by nhập Tên, phần Order chọn A to Z. Nhấn OK.

Khi đó cột Họ và Tên cũng được sắp xếp lại theo bảng chữ cái. Cuối cùng chúng ta chỉ cần xóa cột Tên là được.

Với phần STT thì thực hiện tương tự ở trên nhé. Kết quả cuối cùng thu được như sau:

Tạo bộ lọc Excel để sắp xếp thứ tự

Nếu muốn một cách sắp xếp nhanh chóng và tiện lợi hơn, chúng ta có thể làm như sau:

+ Bôi đen cột cần sắp xếp lại thứ tự

+ Chọn biểu tượng mũi tên để sắp xếp. Chúng ta có thể chọn theo thứ tự tăng hoặc giảm nhé.

Trên đây là một số cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel 2010 mà chúng ta hoàn toàn có thể ứng dụng để giúp cho bảng dữ liệu dễ tra cứu hơn. Seoviet chúc bạn thành công!