20+ Các hàm cơ bản trong Excel THƯỜNG DÙNG NHẤT

Với dân văn phòng thì việc sử dụng các hàm excel khi làm việc không còn xa lạ. Đây được coi như công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp người dùng có thể giải quyết các công việc liên quan đến số liệu một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất. Thông thường các hàm excel đã được tích hợp sẵn, bạn chỉ cần chọn đúng công thức để sử dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết hết các hàm này để dùng. Bài viết sau chúng tôi sẽ chia sẻ các hàm cơ bản trong excel thường được dùng nhất.

Video tự học Excel – Các hàm cơ bản trong Excel

Bạn có thể tham khảo video tự học excel sau:

Hàm tính tổng và đếm

Có thể coi hàm đếm và hàm tính tổng là một trong những hàm excel cơ bản được dùng nhiều nhất hiện nay.

Hàm đếm COUNT

Hàm COUNT hay hàm đếm dùng để đếm số liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Thay vì phải ngồi đếm thủ công thì bạn chỉ dùng hàm =COUNT + ô số liệu là được.

Ví dụ: bạn cần đếm từ B1 đến B10 thì bạn nhập =COUNT(B10:B10).

COUNTIF: dùng để đếm các ô có điều kiện cụ thể.

Ví dụ, đếm các ô từ A1 đến A5 với điều kiện phải lớn hơn 9. Bạn nhập: =COUNTIF(A1:A5,”>9”)

COUNTIFS: Đếm các ô với nhiều điều kiện đi kèm.

Ví dụ: Đếm các ô green lớn hơn 9, bạn nhập như sau: =COUNTIFS(A1:A5,”green”,B1:B5,”>9”)

COUNTBLANK: Dùng để đếm các ô trống với cú pháp =COUNTBLANK(phạm vi bảng tính cần đếm)

Ví dụ: đếm các ô trống từ A1 đến A7 nhập như sau: =COUNTBLANK(A1:A7)

COUNTA: hàm này có chức năng đếm ô chứa nội dung bất kỳ bao gồm cả chữ, số, hiểu tượng. Có thể hiểu đơn giản đây là hàm đếm các ô không trống. Cú pháp =COUNTA(phạm vi bảng tính cần đếm).

Ví dụ: đếm ô từ A1 đến A7 ta có: =COUNTA(A1:A7)

Hàm tính tổng SUM

SUM: Đây là một trong những hàm tính tổng cơ bản nhất mà bất cứ người dùng excel nào cũng phải biết. Hàm SUM giúp bạn tính tổng nhanh chóng và chính xác các số liệu trong 1 bảng excel. Bạn chỉ cần nhập =SUM(phạm vi bảng tính cần đếm).

SUMIF: là hàm tính tổng có 1 điều kiện.

Ví dụ: Tính tổng các ô từ A1 đến A5 và lớn hơn 9 thì ta có: =SUMIF(A1:A5,”>9”)

SUMIFS: là hàm tính tổng với nhiều điều kiện khác nhau.

Ví dụ: Tính tổng các ô blue và green, bạn nhập =SUMIFS(C1:C5,A1:A5,”blue”,B1:B5,”green”)

SUMPRODUCT: hàm này thường dùng để tính tổng sản phẩm của các số tương ứng trong 1 hoặc nhiều dãy.

Ví dụ: bạn tính tổng số tiền đã tiêu trong bảng dưới đây. Cụ thể, hàm SUMPRODUCT đã thực hiện phép tính (2 * 1000) + (4 * 250) + (4 * 100) + (2 * 50) = 3500.

Phạm vi tính tổng cần có cùng kích thước, nếu không hàm sẽ hiển thị lỗi #VALUE.

Trường hợp giá trị trong bảng không phải số thì hàm sẽ tự động mặc định các ô đó có giá trị = 0.

Hàm tính trung bình AVERAGE

Giống với tên gọi của mình, đây là hàm dùng để tính giá trị trung bình. Nếu bạn muốn tính giá trị trung bình của các ô từ A10 đến J10 thì nhập =AVERAGE(A10:J10).

Ngoài ra, tương tự như với hàm SUMIF hay COUNTIF, bạn có thể sử dụng hàm AVERAGE để tính giá trị trung bình trên nhiều điều kiện với =AVERAGEIF và =AVERAGEIFS.

Hàm MIN, MAX

Hàm MIN, MAX giúp bạn tìm số liệu nhỏ hoặc lớn nhất trong bảng số liệu. Cú pháp chuẩn của 2 hàm này là =MIN(phạm vi bảng số liệu) hoặc =MAX(phạm vi bảng số liệu).

Hàm logic

Hàm IF

Hàm IF có chức năng giúp bạn kiểm tra các điều kiện xem có đúng không; nếu đúng nó sẽ tự động trả về giá trị đúng; nếu sai thì tự trả về giá trị sai. Công thức của hàm này là =IF(điều kiện,”giá trị đúng”,”giá trị sai”).

Ví dụ: Nếu muốn kiểm tra giá trị của ô A có thỏa mãn điều kiện lớn hơn 10 không, nếu có thì giá trị trong ô C1 sẽ là correct; nếu không thì giá trị trả về trong ô D1 là incorrect. Bạn nhập =IF(A1>10,”Correct”,”Incorrect”).

Nếu muốn áp dụng nhiều điều kiện cùng lúc thì bạn phải dùng hàm IF lồng nhau. Nếu giá trị sai thì nó sẽ được thay thế bằng hàm IF khác để thực hiện kiểm tra thêm 1 lần nữa.

Ví dụ: nhập công thức =IF(A1=1,”Bad”,IF(A1=2,”Good”,IF(A1=3,”Excellent”,”No Valid Score”))) để kiểm tra thì giá trị ô A1. Nếu giá trị =1 thì trả về sẽ là Bad, = 2 thì trả về là Good; = 3 thì trả về là Excellent; nếu ra giá trị khác nó sẽ trả về là No Valid Score.

Hàm AND – OR

Hàm AND: sẽ trả về cho bạn giá trị đúng nếu điều kiện được thỏa mãn; còn nếu điều kiện sai thì giá trị trả về sai. Công thức =IF(AND(điều kiện),”giá trị đúng”,”giá trị sai).

Ví dụ: bạn kết hợp kiểm tra 2 điều kiện A1 > 10 và B1 > 5. Nếu cả 2 giá trị này thỏa mãn thì kết quả trả về là correct. Bạn nhập =IF(AND(A1>10,B1>5),”Correct”,”Incorrect”).

Hàm OR: đây là hàm ngược lại với hàm AND. Hàm OR sẽ trả về giá trị đúng nếu có điều kiện thỏa mãn bất kỳ; trả về giá trị sau nếu tất cả điều kiện không đáp ứng.

Ví dụ: Ta có thể lấy số liệu từ bảng ví dụ phía trên đê thử. Ở đây bạn nhập công thức sau =IF(OR(A1>10,B1>5),”Correct”,”Incorrect”) tại ô E1 thì giá trị đưa trả về là Correct.

Các hàm cơ bản trong excel liên quan đến ngày tháng

Hàm TIME

Được dùng để thêm số phút, giờ, giây vào thời gian ban đầu. Công thức như sau =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần thêm,MUNITE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây cần thêm).

Hàm DAY, MONTH, YEAR

Nếu muốn thêm ngày tháng vào excel, bạn dùng “-“ hoặc “/”. Để thêm thời gian, sử dụng “:”. Hoặc bạn có thể thêm ngày và thời gian vào cùng 1 cột.
Tương tự với hàm DAY, MONTH thì hàm YEAR có công thức sau = YEAR(cột chứa năm cần lấy).

DAYS: dùng để tính số ngày giữa 2 mốc thời gian.

Ví dụ, ngày bắt đầu là 30/4/2015, kết thúc là 2/9/2015 thì bạn nhập =DAYS(F4,E4).

NETWORKDAYS: Giúp bạn tính số ngày làm việc trong 1 khoảng thời gian cụ thể. Công thức là =NETWORKDAYS(khung thời gian).

EOMONTH: Nếu muốn lấy ngày cuối cùng của tháng hiện tại thì bạn sử dụng hàm này. Công thức =EOMONTH(ô chứa ngày tháng hiện tại,0)

Hàm DATE

Nếu muốn thêm số vào ngày tháng thì bạn có thể dùng công thức: ô chứa ngày tháng + số ngày muốn thêm.

Nếu muốn thêm số năm, tháng vào ngày tháng nào đó thì bạn phải dùng hàm DATE. Công thức như sau =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm).

Lưu ý: Hàm DATE chỉ gồm 3 đối số là ngày, tháng, năm.

DATEIF: Nếu muốn lấy số ngày, tháng hay năng giữa 2 mốc thời gian thì bạn có thể dùng hàm DATEIF. Công thức là =DATEIF(mốc thời gian thứ nhất,mốc thời gian thứ hai,”d”). Với số thứ 3 thì bạn có thể đổi, trong đó “d” là ngày; “m” là tháng’ “y” là năm.

Lưu ý, nếu ngày, tháng của ô ngày tháng thứ thấy hơn ngày tháng trong ô ngày tháng thứ nhất thì kết quả trả về có thể sẽ bị sai.

Hàm HOUR, MINUTE, SECOND

Cũng giống với hàm DAY, để trả về giờ, phút, giây thì bạn dùng các hàm HOUR, MINUTE, SECOND. Công thức tương ứng là =HOUR (ô chứa số giờ cần lấy).

Hàm TEXT

Hàm TEXT có tác dụng hiển thị ngày trong tuần dưới dạng chữ. Công thức như sau =TEXT(ô chứa ngày tháng,”dddd”).

Hàm NOW

Hàm NOW dùng để điền thời gian hiện tại vào ô bất kỳ trong bảng tính. Với hàm này, bạn di chuyển chuột đến ô bất kỳ rồi gõ cú pháp =NOW(). Hàm này có ưu điểm là không cần tham số nào trong ngoặc. kết quả trả về sẽ là thời gian lúc đó trên hệ thống máy tính.

Các hàm cơ bản trong excel khi làm việc với chuối văn bản

Hàm để nối chuỗi văn bản

Khi muốn nối chuỗi văn bản bạn dùng ký tự &; muốn chèn thêm dấu cách thì dùng “ “ (mở ngoặc kép – cách – đóng ngoặc kép).

Hàm LEFT – RIGHT

LEFT: Lấy các ký tự bên trái một chuỗi. Công thức =LEFT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy).

RIGHT: Để lấy các ký tự bên phải 1 chuỗi. Công thức =RIGHT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy)

Hàm MID – LEN – FIND

MID: Giúp lấy các ký tự được bắt đầu từ đâu (tính từ trái – phải). Công thức =MID(ô chứa chuỗi cần lấy, vị trí lấy, số ký tự cần lấy).

LEN: Giúp đếm tổng số ký tự trong 1 chuỗi, bao gồm chữ, số, khoảng trắng. Công thức =LEN(ô chứa chuỗi cần đếm).

FIND: Có chức năng tìm chuỗi con trong chuỗi lớn. Công thức =FIND(“chuỗi con”, ô chứa chuỗi).

Hàm thay thế văn bản SUBTITUTE

Hàm này dùng để thay thế văn bản trong chuỗi bằng 1 văn bản khác. Công thức =SUBSTITUTE(ô chứa chuỗi ban đầu,”văn bản ban đầu”,”văn bản thay thế”).

Hàm cắt các khoảng trống TRIM

Khi nhập hoặc dán văn bản vào excel, ví dụ như dữ liệu từ 1 cơ sở dữ liệu, phần mềm xử lý văn bản hay trang web,… bạn sẽ thấy văn bản được nhập sẽ có xuất hiện nhiều khoảng trắng. Do đó, sử dụng hàm TRIM là cách khắc phục hiệu quả nhất. Hàm TRIM sẽ giúp xử lý văn bản trong 1 ô duy nhất. Bạn có thể áp dụng công thức =TRIM(ô dán văn bản).

Hàm so sánh 2 cột EXACT

Nếu muốn so sánh giá trị của các cột xem có trùng nhau không bạn dùng hàm EXACT. Công thức =EXACT(ô cần so sánh).

Hàm LOWER – UPPER – PROPER

LOWER: chuyển đổi các chữ in hoa thành chữ thường. Công thức =LOWER(ô chứa chữ cần chuyển đổi).

UPPER: chuyển các chữ thường thành chữ in hoa. Công thức: =UPPER(ô chứa chuỗi cần chuyển đổi).

PROPER: Viết in hoa chữ cái đầu tiên. Công thức =PROPER(ô chứa chuỗi cần viết hoa chữ cái đầu từ).

Hàm để kết hợp các nội dung CONCATENATE

Hàm CONCATENATE giúp kết hợp nội dung của 2 hoặc nhiều ô vào 1 ô duy nhất. Công thức =CONCATENATE(các ô cần gộp).

Các hàm cơ bản trong excel để tham chiếu và tra cứu

Hàm VLOOKUP: giúp tìm kiếm các giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng rồi trả về giá trị trong cùng 1 hàng từ cột khác mà bạn chỉ định. Công thức =VLOOKUP(ô chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm và trả về,cột chứa giá trị trả về)